信息化成批量集中采購履約管理突破口

編者按：批量集中采購工作步入常態(tài)化后，履約管理的重要性愈發(fā)凸顯。但在實(shí)際操作過程中，批量集中采購項(xiàng)目后期多維度的管理需求給履約管理工作帶來了挑戰(zhàn)，構(gòu)建多維度監(jiān)管模式迫在眉睫。本期版面將帶您聚焦批量集中采購新常態(tài)下的履約管理之道。

信息化成批量集中采購履約管理突破口

■ 本報記者 程紅琳

新常態(tài)帶來履約管理挑戰(zhàn)

省級批量集中采購工作步入常態(tài)化后，采購項(xiàng)目履約管理程序過于繁瑣、不便于管理等問題便愈發(fā)突出。

這樣的問題也一直困擾著中央預(yù)算單位批量集中采購工作。為進(jìn)一步深化中央預(yù)算單位批量集中采購工作，強(qiáng)化合同和履約管理，提高采購效率，財政部于2014年10月下發(fā)《財政部關(guān)于加強(qiáng)中央預(yù)算單位批量集中采購管理有關(guān)事項(xiàng)的通知》（財庫〔2014〕120號），進(jìn)一步明確集中采購機(jī)構(gòu)、中央單位以及供應(yīng)商三方在批量集中采購項(xiàng)目后期履約職責(zé)。《通知》指出，集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)框架協(xié)議，加強(qiáng)對批量集中采購項(xiàng)目的執(zhí)行管理，督促中央預(yù)算單位、中標(biāo)（成交）供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)簽訂采購合同，督促中標(biāo)（成交）供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)完成送貨，協(xié)調(diào)處理合同簽訂、履約過程中出現(xiàn)的問題，提請財政部對中央預(yù)算單位、供應(yīng)商的違法違規(guī)問題進(jìn)行處理。

不難看出，批量集中采購項(xiàng)目后期履約管理已成為中央預(yù)算單位批量集中采購工作的重點(diǎn)。而在省級批量集中采購工作推進(jìn)過程中，記者發(fā)現(xiàn)，由于目前各省對于合同管理及履約管理關(guān)注較少，在采購項(xiàng)目中，合同簽署、產(chǎn)品配送、安裝及售后服務(wù)的評價等方面相關(guān)的管理辦法和監(jiān)督機(jī)制仍然有待完善。

“從目前試點(diǎn)的情況來看，我省批量集中采購工作確實(shí)還存在一些不足，如有的采購人不能及時地申報采購計劃，隨意地變更采購計劃；有的采購人不按規(guī)定接受驗(yàn)貨以及中標(biāo)的供應(yīng)商不按合同規(guī)定供貨等。”在2014中國政府采購峰會期間，江蘇省財政廳政府采購管理處處長戴民輝就曾如此直言。

記者了解到，在省級層面，批量集中采購工作后期履約管理主要存在以下三方面問題：一是合同管理（含簽署、履保交納、退付等）程序過于繁瑣，二是產(chǎn)品配送監(jiān)管難，三是沒有形成真正意義上的反饋機(jī)制。針對上述問題，山東省省級批量集中采購工作親歷者、江蘇省級機(jī)關(guān)政府采購中心馬永超認(rèn)為，省級批量集中采購工作常態(tài)化后應(yīng)引入管理機(jī)制。否則，多用戶、大批量的產(chǎn)品配送和管理會帶來很多問題，有可能影響項(xiàng)目的實(shí)際評價。同時，應(yīng)盡快建立較為細(xì)化的用戶評價機(jī)制。

信息化成突破口

“在批量集中采購項(xiàng)目后期的履約過程中，采購人驗(yàn)貨不夠及時，供應(yīng)商不能及時供貨等問題都較為突出。在處理上述問題的過程中我們發(fā)現(xiàn)，有些小問題如采購人和供應(yīng)商聯(lián)系不上等，足以影響批量集中采購項(xiàng)目后期履約進(jìn)度。”安徽省政府采購中心副主任方虹慧指出。

作為批量集中采購工作的供應(yīng)商，同方股份有限公司全國政府批量集采保障中心總經(jīng)理杜軍感受更為深刻，他告訴記者，不久前，同方在一個批量集中采購項(xiàng)目中中標(biāo)，該項(xiàng)目涉及2萬多臺貨物。因?yàn)椴少徍贤卸加新募s實(shí)效的要求，且該項(xiàng)目涉及采購人單位較多，因此非常重視該項(xiàng)目的后期履約工作?！澳壳?，針對批量集中采購項(xiàng)目后期履約，我們有一個近百人的團(tuán)隊負(fù)責(zé)和采購人單位確認(rèn)發(fā)貨信息。這部分員工基本上每天從上午8點(diǎn)到下午6點(diǎn)電話就沒停過，一直在和采購人溝通供貨情況。這樣一來，對我們而言，項(xiàng)目履約溝通成本非常高。”杜軍坦言，正因?yàn)槿绱?，同方非常渴望并呼吁正在或者已?jīng)開始試行批量集中采購項(xiàng)目的省市及中央國家機(jī)關(guān)政府采購中心，未來能建立一套信息化監(jiān)管系統(tǒng)，讓監(jiān)管機(jī)構(gòu)、集采機(jī)構(gòu)、采購人、供應(yīng)商隨時掌握項(xiàng)目進(jìn)展的情況以及貨物的物流狀態(tài)。這樣一來，供應(yīng)商與采購人是否簽訂合同，供應(yīng)商有沒有組織發(fā)貨及貨物所在位置都能通過信息化手段掌握，就像我們消費(fèi)者在淘寶、京東上購物體驗(yàn)一樣。對于供應(yīng)商和采購人而言，可以大大減少溝通成本?！?/p>

同為批量集中采購工作的實(shí)踐者，杜軍的想法與馬永超不謀而合?！拔艺J(rèn)為定制開發(fā)采購軟件，甚至是引入APP等移動即時應(yīng)用，通過技術(shù)手段可以較好地解決目前合同管理、產(chǎn)品配送和后評價的管理問題，批量集中采購項(xiàng)目后期的履約管理也會更加便捷、高效。”馬永超表示。

針對省級批量集中采購履約管理工作的復(fù)雜性，一些省份已經(jīng)在積極探索破題之道。記者了解到，山東省將強(qiáng)化項(xiàng)目的執(zhí)行和合同履約的管理并將搭建各方當(dāng)事人之間的聯(lián)系溝通的平臺。同時，山東省還將利用信息化手段，盡快解決批量集中采購試點(diǎn)中執(zhí)行時效、采購結(jié)果、合同履約方面出現(xiàn)的問題，及時、有效、妥善地解決采購人的合理的個性化需求。

事實(shí)上，記者了解到，多數(shù)已試行批量集中采購工作的省份，在項(xiàng)目前期的計劃申報階段基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理。以江蘇省為例，2014年1到9月份，該省以公開招標(biāo)方式執(zhí)行的批量集中采購一共有5批，共采購了臺式計算機(jī)5156臺、便攜式的計算機(jī)1824臺、打印機(jī)1999臺，總共采購預(yù)算資金是3958萬元，實(shí)際的采購成交的資金是3053萬元。為確保項(xiàng)目實(shí)施，江蘇省自批量集中采購試點(diǎn)開始以后全面停止試點(diǎn)品種的協(xié)議供貨方式，實(shí)行信息化的管理。通過財政預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)來歸集批量集中采購的計劃。計算機(jī)每兩個月申報一次，打印機(jī)每三個月申報一次，保證采購計劃的批量性和準(zhǔn)確性。

除了江蘇省，安徽等省份都已經(jīng)利用信息化手段來歸集采購計劃。延伸批量集中采購工作信息化手段，顯然已經(jīng)成為省級批量集中采購工作履約管理的一劑良藥。