精細化簽訂采購合同 “功夫在詩外”

精細化簽訂采購合同 “功夫在詩外”

■ 陳穎 李昌錦 盧瀟

集中采購機構(gòu)和社會代理機構(gòu)是采購項目實施主體，項目經(jīng)辦人作為采購項目的具體“操盤手”，在實際業(yè)務(wù)工作中如何將每一個采購項目做實、做細并做出精品，如何實現(xiàn)宏觀層面政策法律法規(guī)與微觀層面業(yè)務(wù)實際操作的有機結(jié)合，是政府采購領(lǐng)域從業(yè)人員的本職工作、價值追求與發(fā)展動力。筆者結(jié)合所在部門集中采購機構(gòu)采購業(yè)務(wù)模式，探討如何在合同簽訂環(huán)節(jié)中做到精準高效，并提煉出可復(fù)制的經(jīng)驗、方法、工具、模板等，以及對這方面政府采購法律法規(guī)的一些認識。

一、合同簽訂工作基本原則

1.深刻理解，全面把握法律法規(guī)要求

《政府采購法》《政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（財政部令第87號）《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號）在合同簽訂方面的程序性條款較少，大多為原則性條款，涵蓋合同內(nèi)容形式、簽訂時間要求、生效及實施等內(nèi)容。如，明確采購人與成交供應(yīng)商應(yīng)當在成交通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)簽訂合同、不得做實質(zhì)性修改等要求成為合同簽訂應(yīng)遵循的基本原則。

2.結(jié)合實際，踐行合同簽訂操作模式

筆者所在單位采用分工負責(zé)、相互制約的分段制操作模式，作為合同甲方代單位內(nèi)部采購人簽訂合同，最終由采購人負責(zé)履約驗收。開展合同簽訂工作須與前期采購組織、采購評審等環(huán)節(jié)緊密銜接，各自業(yè)務(wù)工作須相互照應(yīng)。經(jīng)辦人作為這一階段的采購機構(gòu)實施主體，也須做好與采購人、中標成交供應(yīng)商以及系統(tǒng)內(nèi)部法務(wù)部門、外部法律顧問、監(jiān)管部門等不同主體之間的業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)。

3.編制合同，牢牢把握主動權(quán)

在日常工作中，部分合同甲方經(jīng)辦人基于便利、減少工作量等主客觀原因，在政府采購確定中標成交供應(yīng)商后，將合同文本的草擬委托供應(yīng)商負責(zé)，蓋章生效后卻發(fā)現(xiàn)了篡改合同違約條款等問題，解決難度大。筆者所在單位考慮到合同簽訂的嚴肅性、權(quán)威性與合同文本內(nèi)容的完整性、嚴密性，以及供應(yīng)商篡改風(fēng)險的規(guī)避，堅決杜絕這種做法。完全由合同甲方經(jīng)辦人負責(zé)草擬合同文本，僅由供應(yīng)商對合同文本草稿補充信息或提出完善意見，并且供應(yīng)商的修改意見也在采購機構(gòu)自有版本上清稿，自始至終保留住對合同文本的控制權(quán)。

二、合同簽訂工作實施過程

合同簽訂工作實施是操作程序依次推進、項目資料文檔聯(lián)動匹配、多方主體緊密互動的過程，需要嚴密有序執(zhí)行，并最終體現(xiàn)在作為項目執(zhí)行結(jié)果的合同文本上。

1.框架：與采購需求逐一匹配，公開發(fā)布合同文本草案

政府采購明確了“招標文件應(yīng)當包括擬簽訂的合同文本”的規(guī)定，采購機構(gòu)在編寫招標文件時，將采購需求、合同文本草案都作為招標文件的組成部分并向社會公布。在此階段，依據(jù)采購需求中采購標的類型，選擇出與之匹配的合同文本草案。合同文本草案的重點在于明確采購需求的類別并制定相應(yīng)的合同條款。例如，同樣是采購軟件，采購貨物類成熟軟件產(chǎn)品、采購服務(wù)類軟件研發(fā)服務(wù)在合同文本組成上差別很大，前者側(cè)重于軟件產(chǎn)品的安裝、測試與驗收，后者側(cè)重于服務(wù)方式及驗收標準。

作為部門集中采購機構(gòu)，采購機構(gòu)項目經(jīng)辦人要審核采購需求的完整性、合規(guī)性，一致性與合理性，并對采購人編寫采購需求予以輔導(dǎo)。如，從合同組成完備性以及做好履約驗收等角度，指導(dǎo)采購人增加或完善采購需求中的服務(wù)內(nèi)容與指標要求、到貨與驗收（包括初驗與終驗）要求、付款方式等。公開發(fā)布合同框架文本、給潛在供應(yīng)商較為清晰的采購訴求等方式有利于供應(yīng)商合理報價，有助于競爭機制的形成。

2.精準：分析挖掘項目資料，合同體現(xiàn)采購成果

《政府采購法》第四十六條明確，“按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同”，合同甲方經(jīng)辦人要把握精準原則，參照合同文本框架及各組成部分的要求，以終為始，研究分析審核采購需求、編制采購文件、接受供應(yīng)商報名、組織專家評審等前期各階段工作的項目資料，找出與合同有關(guān)的信息內(nèi)容，相應(yīng)填入合同文本。

編寫合同文本包含摘、填兩個環(huán)節(jié)?！罢笔情営[并摘取重點材料中的要點內(nèi)容，關(guān)注招標文件中的付款比例、履約保證金比例、供應(yīng)商澄清質(zhì)疑及采購機構(gòu)答復(fù)，中標成交金額及供應(yīng)商、非公開招標項目的談判記錄要點，投標、響應(yīng)文件中分項報價表和需求的正偏離，服務(wù)承諾以及各種原廠服務(wù)、配品配件承諾證明等。“填”是按合同文本框架填入相關(guān)內(nèi)容，除填寫項目名稱、項目編號、甲乙雙方及法人代表、聯(lián)系人等基礎(chǔ)信息外，還應(yīng)填寫標的、付款、時間、地點、質(zhì)量保證期、分項報價表、履約保證金等核心內(nèi)容，增加貨物、服務(wù)說明一覽表，售后服務(wù)與質(zhì)量保證承諾以及備品備件方案等有利于后續(xù)履約驗收的內(nèi)容。

3.公正：發(fā)揮多方主體職責(zé)，防控風(fēng)險

政府采購的突出特征在于采購的一方主體是政府機構(gòu)，所采購貨物、服務(wù)主要應(yīng)用于業(yè)務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生，合同履約驗收涉及公共利益維護，在合同文本經(jīng)甲乙雙方簽字蓋章正式生效之前，須由包括乙方在內(nèi)的各方主體審核并提出修改完善意見。根據(jù)筆者所在單位集中采購管理規(guī)定與實際操作流程，審核主體既有采購機構(gòu)內(nèi)部的各業(yè)務(wù)處室、采購人，也有專職律師，重大項目（按金額劃分）還需由系統(tǒng)法務(wù)部門審核。對于各方出具的審核意見，經(jīng)辦人依據(jù)“所簽訂的合同不得對招標文件確定的事項和中標人投標文件作實質(zhì)性修改”等法律要求，以及盡量體現(xiàn)前期成果、便于履約驗收、維護采購人權(quán)益等工作原則，在經(jīng)過協(xié)商溝通后酌情予以調(diào)整。對于采購人有時提出的諸如調(diào)整采購標的、微調(diào)技術(shù)參數(shù)等不合規(guī)要求，經(jīng)辦人堅決制止并予以解釋。多方主體從不同角度把關(guān)，盡可能確保先期發(fā)現(xiàn)合同文本中潛在遺漏、疏忽和錯誤并給予完善，盡量規(guī)避后期法律糾紛風(fēng)險以及采購人權(quán)益的損失。

4.嚴謹：合同簽訂操作流程化，高效推進項目實施

合同簽訂業(yè)務(wù)工作細致、嚴謹，有內(nèi)容上的要求,也有對時間的約束。如，“在中標成交通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)簽訂政府采購合同”以及“自政府采購合同簽訂之日起2個工作日內(nèi)，在政府采購部門指定的媒體上公告”等法律要求。項目經(jīng)辦人可以根據(jù)這兩方面的規(guī)定，基于流程化思路對合同簽訂工作予以細化，將操作流程、文本要點、主體互動等各方面整合成完整流程圖。

結(jié)合筆者工作實際，將合同簽訂的工作流程劃分為研、編、審、簽、告等環(huán)節(jié)（如圖1所示）。“研”對應(yīng)著如何分析挖掘項目資料，關(guān)注哪些要點內(nèi)容；“編”對應(yīng)著如何將項目資料中要點內(nèi)容填入到合同文本草案，生成完整合規(guī)的合同文本；“審”是各方主體依次審核合同文本，提出意見建議；“告”是在中國政府采購網(wǎng)等指定媒體發(fā)布并打印存檔。

（作者單位：李昌錦，中國人民銀行集中采購中心）

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