數(shù)字采購(gòu)助力抗“疫”顯身手

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數(shù)字采購(gòu)助力抗“疫”顯身手

——山東大學(xué)推進(jìn)全流程電子化采購(gòu)紀(jì)實(shí)  

面對(duì)疫情來(lái)襲，今年3月，山東大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部緊急上線(xiàn)教學(xué)科研設(shè)備電子賣(mài)場(chǎng)，基本構(gòu)建起“采購(gòu)不見(jiàn)面、簽約全線(xiàn)上”的采購(gòu)新模式，全面助力疫情防控工作。

據(jù)了解，為深化落實(shí)“放管服”改革，提升高校采購(gòu)能力，山東大學(xué)早在2018年就已上線(xiàn)“資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)計(jì)劃、業(yè)務(wù)審批、采購(gòu)執(zhí)行、合同簽訂、進(jìn)口外貿(mào)、驗(yàn)收建賬、維修處置、監(jiān)督內(nèi)控等全流程電子化采購(gòu)和全生命周期資產(chǎn)管理，開(kāi)通了移動(dòng)應(yīng)用，和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫集成，完成了濟(jì)南、威海、青島三地系統(tǒng)部署運(yùn)行。系統(tǒng)上線(xiàn)以來(lái)，已累計(jì)執(zhí)行各類(lèi)設(shè)備物資預(yù)算近10億元，有力支撐了學(xué)校“雙一流”建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略，有效實(shí)現(xiàn)了“教師辦事不出學(xué)院、學(xué)生辦事不出校區(qū)”的“兩不出”服務(wù)目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境，提高采購(gòu)效率，山東大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部及時(shí)調(diào)整管理細(xì)則和服務(wù)流程，于2019年10月全面推廣采購(gòu)合同電子化。

推廣電子合同，線(xiàn)上簽約規(guī)范高效

采購(gòu)合同是確立供需關(guān)系、規(guī)范采供內(nèi)容、保障權(quán)利義務(wù)的重要文書(shū)。平臺(tái)內(nèi)置學(xué)校法律事務(wù)辦公室審定合格的合同模板，系統(tǒng)將采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)的采購(gòu)結(jié)果注入合同模板；無(wú)需人工審核即可自動(dòng)生成內(nèi)容規(guī)范、要素完整、形式合規(guī)的合同文本；利用先進(jìn)的身份識(shí)別技術(shù)確保意愿真實(shí)和簽署有效；利用數(shù)字加密技術(shù)保護(hù)合同文本，防篡改偽造。供應(yīng)商數(shù)分鐘內(nèi)即可在線(xiàn)完成合同簽署，“不見(jiàn)面、不打印、不快遞、不跑腿”。該舉措不僅堵住了采購(gòu)結(jié)果與合同內(nèi)容不一致的漏洞，還節(jié)約了人工審核成本，避免人為疏忽，杜絕合同偽造風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)大幅縮減了審批時(shí)限，節(jié)約管理資源，減少供應(yīng)商交易成本。

通過(guò)推廣電子合同，山東大學(xué)率先實(shí)現(xiàn)了合同擬訂、審批、簽署、履約、驗(yàn)收、建賬報(bào)銷(xiāo)、存檔、查閱全閉環(huán)線(xiàn)上管理，有力支撐內(nèi)控建設(shè)，為采購(gòu)管理部門(mén)節(jié)約大量資源，有效破解高校采購(gòu)合同管理過(guò)程中“規(guī)范差、風(fēng)險(xiǎn)高、協(xié)同難、效率低”的管理難題，也是高校采購(gòu)管理領(lǐng)域的又一應(yīng)用創(chuàng)新。自上線(xiàn)電子合同以來(lái)，已在線(xiàn)簽署3600余份采購(gòu)合同，總合同金額近6億元，取得了良好的管理效益。

開(kāi)通電子賣(mài)場(chǎng)，助力不見(jiàn)面采購(gòu)

為保障疫情期間的教學(xué)科研儀器設(shè)備的零星采購(gòu)，學(xué)校開(kāi)通了限額2萬(wàn)元以下科研儀器設(shè)備零星采購(gòu)電子賣(mài)場(chǎng)，已開(kāi)放計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀等多個(gè)品類(lèi)，已上架商品近萬(wàn)個(gè)。

師生不出辦公室即可完成采購(gòu)下單、資產(chǎn)建賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)預(yù)約業(yè)務(wù)。電子賣(mài)場(chǎng)簡(jiǎn)化了科研儀器設(shè)備采購(gòu)程序，有效減少人員接觸，助力疫情防控。

山東大學(xué)通過(guò)電子合同和電子賣(mài)場(chǎng)的上線(xiàn)，積極推進(jìn)了“不見(jiàn)面”采購(gòu)交易，進(jìn)一步提升“互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)”能力，強(qiáng)化內(nèi)控體系建設(shè)，優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境。下一步，山東大學(xué)將持續(xù)推進(jìn)能力建設(shè)，優(yōu)化服務(wù)流程，拓寬電子賣(mài)場(chǎng)商品范圍，在后疫情時(shí)期為師生提供更優(yōu)質(zhì)便捷的采購(gòu)服務(wù)。

（胡美琴焦麗媛）

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