以多維體系提升采購管理質(zhì)效

以多維體系提升采購管理質(zhì)效

——東北師范大學(xué)加強政府采購管理工作綜述

■ 岳妍 洪宇 陳寧

東北師范大學(xué)高度重視采購工作，較早就獨立設(shè)置了采購管理部門，全面負責(zé)學(xué)校集中采購限額以上基建工程、修繕項目、貨物及服務(wù)等采購管理工作。同時，成立了由校長任組長，分管招標(biāo)采購、后勤、基建和資產(chǎn)的校領(lǐng)導(dǎo)為副組長，采購、教學(xué)、科研、財務(wù)、審計、基建、后勤、資產(chǎn)等10余個相關(guān)職能部門共同組成的學(xué)校招標(biāo)與采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組。通過管理體制機制的切實理順，采購管理制度的及時完善，業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)的不斷深化，逐步構(gòu)建起一套比較完備且行之有效的多維管理體系，使采購管理的質(zhì)量和效能不斷提升。

建全采購管理體系 筑牢采購工作制度基礎(chǔ)

學(xué)校持續(xù)強化風(fēng)險防控和內(nèi)部控制，密集制定出臺了一系列采購管理制度文件，并根據(jù)上位文件政策的變化和學(xué)校實際，適時對制度進行補充、完善和優(yōu)化。目前高校已構(gòu)建了以《東北師范大學(xué)采購管理辦法》為統(tǒng)領(lǐng)，10項配套制度組成的采購管理制度體系。整套制度既體現(xiàn)了對國家政府采購法律法規(guī)及制度文件不折不扣的執(zhí)行，又注重國家“放管服”改革要求在高校的落地落實落細，從而實現(xiàn)了對學(xué)校各類采購事項的分層、分類、全口徑規(guī)范管理。

一是創(chuàng)新非政府采購方式。對于政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的學(xué)校集中采購項目，為了簡化流程、提高效率、防范風(fēng)險，激活和釋放創(chuàng)新活力，學(xué)校制定出臺了《東北師范大學(xué)非政府采購實施細則》，針對項目特點和特殊性要求，創(chuàng)新了校內(nèi)招標(biāo)、校內(nèi)磋商和定向采購3種采購方式，明確了適用條件和實施程序。其中，定向采購作為該細則的最大亮點，明確規(guī)定了4種適用情形，并在實操層面參照單一來源采購方式，強化了定向采購理由的公示和談判兩個環(huán)節(jié)。

二是規(guī)范校內(nèi)分散采購管理。為避免“一管就死、一放就亂”的現(xiàn)象出現(xiàn)，學(xué)校從規(guī)范全口徑采購活動出發(fā)，制定出臺了《東北師范大學(xué)校內(nèi)分散采購指導(dǎo)意見》，明確了項目采購單位是校內(nèi)分散采購的責(zé)任主體和實施主體，要求各單位按照“職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)對等、管采分離、相互制約”的原則進一步加強內(nèi)部控制，規(guī)定了做好分散采購“貨比三家、集體決策和全程留痕”3個關(guān)鍵性要求。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校還強化了信息公開環(huán)節(jié)，明確了在學(xué)校平臺公示備案和由采購單位自行公示的分級信息公開要求。

三是增設(shè)科研設(shè)備應(yīng)急情形。為確保應(yīng)急事項順利處置，充分體現(xiàn)“急事急辦、特事特辦、辦就辦好”的原則和要求，學(xué)校出臺了《東北師范大學(xué)應(yīng)急采購實施細則》，明確規(guī)定“學(xué)校應(yīng)急采購不設(shè)采購金額上限”，并設(shè)置4類應(yīng)急采購適用情形。其中，特別明確了“科研任務(wù)急需的裝修改造、設(shè)備購置、實驗耗材及相關(guān)服務(wù)的采購事項”作為應(yīng)急采購的情形之一，并在應(yīng)急采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組中增設(shè)了“科研任務(wù)應(yīng)急采購事項席位制單位”，以便協(xié)調(diào)解決涉及科研任務(wù)急需的采購問題。

完善參與主體考核評價體系 落實采購人管理職責(zé)

近年來，黨中央、國務(wù)院出臺了一系列優(yōu)化營商環(huán)境、促進公平競爭的政策措施與改革要求，特別強調(diào)了“要構(gòu)建以信用為基礎(chǔ)的新型監(jiān)管機制”“建立健全失信聯(lián)合懲戒制度”“要加強和創(chuàng)新事中事后監(jiān)管”等管理要求。為進一步規(guī)范各采購參與主體的行為，學(xué)校創(chuàng)新監(jiān)管評價機制，先后制定了評審專家、供應(yīng)商和采購代理機構(gòu)3個管理辦法，并于近年先后對其進行了修訂完善。

評審專家管理方面，在“統(tǒng)一條件、管用分離、隨機抽取”的原則上，增加了動態(tài)管理原則，明確學(xué)校采購中心根據(jù)評審專家遴選條件并結(jié)合學(xué)校采購工作實際，對專家?guī)爝m時進行調(diào)整與充實，確保專家?guī)靸?nèi)專家數(shù)量充足、專業(yè)齊全、滿足采購工作需要。此外，管理辦法還對專家的抽取使用、權(quán)利義務(wù)、監(jiān)督管理及紀(jì)律要求等進行了明確規(guī)定。

供應(yīng)商管理方面，學(xué)校建立了供應(yīng)商全過程監(jiān)管、多主體考核、定性與定量相結(jié)合的評價機制。強化了對供應(yīng)商事前、事中、事后全周期監(jiān)管，即在報名、評審、履約環(huán)節(jié)，由采購中心、采購代理機構(gòu)、采購項目主管單位及相關(guān)部門對供應(yīng)商的誠信和履約情況進行監(jiān)督考核。設(shè)立供應(yīng)商負面行為清單，包括禁止行為6大類29種情形和其他行為3大類13種情形，規(guī)定依據(jù)負面清單對供應(yīng)商負面行為進行即時確認并按規(guī)則賦分。參與學(xué)校非政府采購項目的供應(yīng)商，根據(jù)賦分分值所對應(yīng)的拒絕期限，自賦分之日起拒絕其參加學(xué)校非政府采購項目。期限結(jié)束，賦分清零。

采購代理機構(gòu)管理方面，同樣采取賦分制方式，以項目考察的形式對代理機構(gòu)日常工作表現(xiàn)進行記錄，并明確退出機制。每年為1個考察期，每個考察期賦基礎(chǔ)分100分，按賦分規(guī)則賦負分或者正分。新的考察期重新賦基礎(chǔ)分。針對采購執(zhí)行各環(huán)節(jié)易出現(xiàn)的問題，學(xué)校規(guī)定了13種賦負分情形，根據(jù)出現(xiàn)錯誤的程度和造成的后果賦不同的分值；并且規(guī)定在1個考察期內(nèi)出現(xiàn)2次同類錯誤，第2次按原賦分分值的兩倍賦分。明確規(guī)定考核結(jié)果與項目委托、下一輪采購代理遴選資格和委托協(xié)議的存續(xù)掛鉤，從而進一步深化了考核結(jié)果的運用。

構(gòu)建協(xié)同聯(lián)動監(jiān)督體系 加強采購活動全過程監(jiān)管

為加強采購風(fēng)險防控，學(xué)校不斷完善權(quán)力監(jiān)督制約機制，促進各類監(jiān)督協(xié)同聯(lián)動，增強采購活動的透明度。

首先，創(chuàng)新采購活動監(jiān)督方式。早在2016年，學(xué)校針對紀(jì)檢監(jiān)察工作“三轉(zhuǎn)”要求，在紀(jì)委監(jiān)察處的支持下，從進一步強化采購管理部門的主體責(zé)任、擴大采購活動參與范圍、加強對采購活動的全過程監(jiān)督出發(fā)，改革創(chuàng)新了采購工作監(jiān)督方式，探索并推出了招標(biāo)與采購特邀監(jiān)察員制度。組建了由學(xué)校紀(jì)委委員、監(jiān)委委員、教代會組長、部門工會主席、基層黨組織紀(jì)檢委員以及校內(nèi)各民主黨派負責(zé)人等組成的特邀監(jiān)察員庫，明確規(guī)定特邀監(jiān)察員在參與采購活動過程中應(yīng)履行的監(jiān)督、反饋和建議等3項職責(zé)，并對特邀監(jiān)察員在參與采購活動中如何履行相關(guān)職責(zé)提出了明確而具體的要求。

其次，通過數(shù)字化手段實現(xiàn)遠程監(jiān)督。學(xué)校從提升采購活動數(shù)字化監(jiān)管能力入手，著力加強開評標(biāo)現(xiàn)場同步錄音錄像功能建設(shè)。在建好學(xué)校自有開評標(biāo)場地相關(guān)設(shè)施、實現(xiàn)遠程實時監(jiān)督功能的基礎(chǔ)上，在今年上半年新一輪采購代理機構(gòu)遴選中，學(xué)校特別明確提出了“開評標(biāo)現(xiàn)場可實現(xiàn)遠程實時監(jiān)督功能”的要求，進一步完善了開評標(biāo)活動的電子監(jiān)察手段，形成了特邀監(jiān)察員現(xiàn)場監(jiān)督、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門可以根據(jù)需要進行實時遠程監(jiān)督這一新機制，實現(xiàn)了采購活動的全過程協(xié)同監(jiān)管。

建強精準(zhǔn)服務(wù)體系 提升全員采購工作能力

制度好不好，關(guān)鍵看執(zhí)行。學(xué)校采購管理部門從推動制度執(zhí)行出發(fā)，主動作為，提出了“精準(zhǔn)服務(wù)、助力發(fā)展”的工作理念，以“務(wù)實規(guī)范、廉潔高效”作為目標(biāo)，不斷強化服務(wù)意識、加大服務(wù)力度、擴展服務(wù)深度、提升服務(wù)溫度，用心用情做好政策解讀、釋疑解惑、咨詢指導(dǎo)等工作，全面提升了全校采購參與者的業(yè)務(wù)能力，保障了學(xué)校各項采購管理制度的見行見效。

一是首創(chuàng)專員制度，努力把采購服務(wù)做深、做細、做實、做貼心。為準(zhǔn)確把握、主動對接基層單位的采購服務(wù)需求，提升采購服務(wù)的精準(zhǔn)化水平和服務(wù)質(zhì)量，2019年，學(xué)校嘗試推出了采購專員對口服務(wù)聯(lián)系點制度。該項制度是將采購管理部門全體工作人員作為采購專員，分工對接一定數(shù)量的校內(nèi)二級單位作為其聯(lián)系點，并明確了采購專員的3項職責(zé)，即調(diào)查研究、政策宣傳、指導(dǎo)服務(wù)，要求所有采購專員經(jīng)常深入聯(lián)系點，溝通情況、傾聽呼聲、宣傳政策、指導(dǎo)實踐，努力在提高采購質(zhì)量上下功夫。經(jīng)過近5年的運行，全校采購工作質(zhì)效明顯提升，該制度也得到項目采購單位的高度認可，并于2023年起固化為采購管理部門的內(nèi)部管理制度。

二是錨定全員能力提升的目標(biāo)，著力把業(yè)務(wù)培訓(xùn)做精、做新、做活、做到位。針對采購工作政策性強、業(yè)務(wù)性強的特點，學(xué)校不斷創(chuàng)新培訓(xùn)指導(dǎo)方式，大力加強對全校采購人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。學(xué)校先后舉辦了3期全校范圍的采購業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)；針對銀行貼息貸款項目時間緊、任務(wù)重的實際情況，開展了線上專項采購培訓(xùn)；2023年，開展了“深入一線、服務(wù)上門”的走基層調(diào)研指導(dǎo)培訓(xùn)工作。

為確保培訓(xùn)的針對性和指導(dǎo)性，學(xué)校還結(jié)合培訓(xùn)先后編印了四期《圖說“東師采購”》業(yè)務(wù)宣傳指導(dǎo)手冊，以圖文并茂的形式宣傳、解讀國家政府采購政策和學(xué)校采購管理制度，規(guī)范操作流程、明確各環(huán)節(jié)要求，運用典型案例“以案說法”，受到一致好評，被老師們贊為“一冊在手、采購無憂”。

搭建采購平臺 提升采購管理數(shù)智化水平

近年來，國家陸續(xù)出臺文件，對政府采購和招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)向信息化、智能化轉(zhuǎn)型提出了明確要求。

針對采購管理工作的這一發(fā)展趨勢，按照“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”和強化內(nèi)控管理等要求，學(xué)校于2019年啟動采購管理平臺的建設(shè)，計劃經(jīng)過3期項目，實現(xiàn)“全流程、無紙化、多終端覆蓋、一站式登錄”的建設(shè)目標(biāo)。平臺于2020年5月完成1期建設(shè)并正式上線運行，目前3期建設(shè)基本完成，已實現(xiàn)采購需求填報及審查、在線申購與項目審批、待辦即時提醒、代理機構(gòu)委托與接單、外貿(mào)代理分配、采購資料歸檔、供應(yīng)商考核評價、相關(guān)表單自動生成等功能。同時，學(xué)校還推動了采購平臺與網(wǎng)上服務(wù)大廳以及合同、資產(chǎn)、檔案等管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與信息互通。

下一步，學(xué)校還將通過啟用智能電子采購系統(tǒng)和引進“電子商城”“網(wǎng)上競價”等平臺系統(tǒng)，努力推進電子交易平臺的全覆蓋，進一步提升采購管理的數(shù)字化、智慧化水平。

(作者單位：東北師范大學(xué)政府采購與招標(biāo)管理中心)

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