關于加強對代理機構考核管理的思考

【采購人視角看代理】

關于加強對代理機構考核管理的思考

■ 張琳 孫一峰

今年，筆者單位啟動了新一輪政府采購代理機構（以下簡稱代理機構）公開遴選工作，在此期間也引發(fā)了筆者對如何選擇一個合格代理機構的思考。代理機構有自身的“硬”實力和“軟”實力。公司“硬”實力是選擇代理機構的基礎，涉及到有效的工商注冊登記、良好的經營狀況和信用等級、固定的開評標室和儲存檔案的場所、必要的辦公軟件設備等，以保障代理業(yè)務正常開展。公司“軟”實力是代理機構競爭力的核心表現(xiàn)，涉及到開展代理業(yè)務的有效業(yè)績、健全的管理制度和工作紀律、負責代理業(yè)務人員的專業(yè)素養(yǎng)等。公司“硬”實力是開展代理業(yè)務必備的外部條件，筆者想重點探討從哪些因素考核評估代理機構的“軟”實力，提出一些對代理機構考核評估的方式，以便有效提高代理機構的代理服務能力和業(yè)務水平。

代理機構考核評估因素

筆者認為，對代理機構的考核評估因素主要有以下幾個方面。

——專業(yè)程度。在開展代理業(yè)務的過程中，采購人大部分時間接觸的是項目負責人，代理機構是項目負責人開展業(yè)務的載體。在開展評審會議前，項目負責人應深入了解采購需求，與采購人準確高效溝通，確保采購文件能夠完整規(guī)范表述。在評審會議過程中，項目負責人應具備組織、表達、溝通協(xié)調等方面的能力。在評審會議后，項目負責人應保證發(fā)布相關信息的準確性、相關材料的完整性、處理爭議事件的條理性。筆者認為，在遴選代理機構過程中要著重對項目負責人進行考核。

——時間成本。財政預算執(zhí)行講求時效，代理機構是協(xié)助采購人提高工作質量、提升采購效率的重要幫手。筆者認為，能夠長期合作的代理機構一定是可以為用戶付出時間成本的。如一個采購文件編制1個小時和編制5個小時，編制5個小時的錯誤率可能明顯降低，一個采購文件1個人編制和經過3個人審查，經過審查的采購文件完整度可能更高。

——職業(yè)道德。在職業(yè)活動中，從業(yè)人員應遵循行業(yè)的道德規(guī)范和行為準則。代理機構是受采購人委托協(xié)助開展招標采購相關業(yè)務，代理機構應嚴格遵守保密制度，嚴禁出現(xiàn)提前泄露采購有關信息、設置無關收費事項等行為。招標采購行業(yè)充滿了利益競爭，筆者認為，代理機構從業(yè)人員的職業(yè)道德也是需要考核評估的因素。

代理機構考核評估的實施

筆者結合日常工作，談一些對代理機構的考核評估方式。

——日?？己?。筆者認為，采購人應注重每一個代理項目的考核與評價，實現(xiàn)日?？己嗽u估的數據積累，為年度考核評價做好數據支撐。代理機構在完成委托項目后，采購人可以從法律法規(guī)理解程度、項目執(zhí)行情況、完成的質量和效率、各環(huán)節(jié)合法合規(guī)性、職業(yè)道德、服務態(tài)度、質疑應對處理、資料完整度等方面進行評價打分。主觀評分項可以設置區(qū)間分值，客觀評分項可以設置固定分值，若全部設置固定分值，容易出現(xiàn)分值大量重復，綜合考評差距較小等情況。通過計算代理機構年度所有項目的平均分可以形成日?？己说梅?，同時也可以作為委托項目分配的重要參考依據。

——特殊事項考核。采購人要注重代理機構在日常工作中對特殊事項的督查整改，整改過程應有時間限定、材料要求和處理結果，以保證代理機構重視相關事項的處理，達到提高專業(yè)能力和管理水平的目標。有的代理機構只依靠1-2個項目經理，在業(yè)務量不斷增加的情況下，仍然把大量工作壓到1-2個項目經理身上，縱然項目經理經驗豐富，處理每個代理項目也只能草草了事，沒有時間對項目仔細思考、查漏補缺，這樣的代理機構筆者認為應該中止委托。當代理機構發(fā)生工作失誤時，應該要求其實施專項整改，整改程序由項目負責人牽頭召開研討會議，就出現(xiàn)的問題進行剖析和總結，對相關法律法規(guī)進行再研究再認識，形成具體工作調整方案提交給用戶，防止在后續(xù)項目中重復出現(xiàn)類似差錯，從業(yè)務流程方面堵塞漏洞。在投訴質疑的處理上，可以從積極溝通的有效性、準確把握質疑的合理性、質疑處理的及時性，質疑答復的專業(yè)性等方面進行評價。有的代理機構起草的質疑答復內容不夠專業(yè)、不夠肯定，甚至引起供應商無端猜測，激化矛盾，引發(fā)投訴，這樣的代理機構筆者認為應該中止委托。

——年度考核。在年度考核時，可以讓代理機構提交年度工作總結，考核工作組結合年度工作總結、制度完善程度、特殊事項處理、日?？己说梅值纫蛩剡M行綜合打分，作為續(xù)簽下一年委托協(xié)議的重要參考依據。前文已說明了特殊事項處理、日?？己说目己嗽u估因素，面向年度工作總結方面，筆者認為，可以通過語言簡潔、表述清晰、政策理解深刻、語言運用準確、問題把控能力等因素進行考核評價。在日常代理業(yè)務中，采購人經常會提出一些制度約束、工作流程方面的建議，代理機構應及時調整，通過完善企業(yè)制度作出回應，做到分事行權、分崗設權、分級授權，科學規(guī)范設置內部審批程序，保障工作質量，防范采購風險。代理機構可以通過通報違紀違法典型案例，持續(xù)加強從業(yè)人員拒腐防變的能力；持續(xù)加強業(yè)務學習，熟悉掌握各類國家標準、行業(yè)標準，提高對采購人采購需求的理解能力，規(guī)范清晰編制采購文件，規(guī)避差別歧視條款的出現(xiàn)，依法依規(guī)開展采購活動；通過從業(yè)人員簽訂廉潔承諾書，從制度層面嚴肅公司內部工作紀律，持續(xù)強化職業(yè)道德和法律意識。

（作者單位：吉林大學招標與采購管理中心）

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